Nyckeln till en lyckad rekryteringsprocess — 11 steg som hjälper dig anställa rätt kandidat

Rätt person på rätt position kan verkligen göra underverk för alla företag. Det krävs dock att du vet både hur och vart du ska leta för att hitta en person som är rätt för just ditt företag. Även om alla rekryteringsprocesser ser olika ut, finns det några gemensamma delmoment som ökar dina chanser att anställda den perfekta matchen. Här kan du läsa mer om 11 viktiga steg för att skapa en rekryteringsprocess som effektivt hjälper dig att hitta nästa talang!

En rekryteringsprocess hjälper företag att hitta och anställa nya medarbetare med kompetenser och personliga egenskaper som behövs för att lyckas i en viss tjänst. Processen innefattar steg som hjälper företag att tydliggöra sina behov, locka till sig talanger, genomföra en rättvis och effektiv bedömning av potentiella kandidater samt säkerställa en smidig introduktion för den valda kandidaten.

Rekryteringsprocesser kan se olika ut beroende på en mängd faktorer. Oavsett upplägget är det viktigt att du som arbetsgivare får en tydlig förståelse för vilka kandidater som skulle lyckas i rollen, samtidigt som du skapar en positiv upplevelse för de kandidater som söker tjänsten.

Det finns inget givet svar på hur lång en rekryteringsprocess tar. I genomsnitt brukar det ta mellan 2 och 5 månader, om man räknar från det att en behovsanalys görs tills att den nyanställda börjar jobba. Det kan även gå snabbare eller ta längre tid. Mycket beror på hur senior eller junior rollen är, vilka kompetenser du är i behov av samt vilken typ av rekryteringsprocess som passar ditt företag.

Läs också: Vad kostar en rekrytering?

11 steg som bygger en effektiv och bra rekryteringsprocess

En bra rekryteringsprocess ger både dig och kandidaten en tydlig bild av huruvida ni är en bra match för varandra. För att minska risken för dyra felrekryteringar behöver du en strukturerad, effektiv och rättvis rekryteringsprocess som hjälper dig att förstå kandidatens tekniska färdigheter, personliga egenskaper, ambitioner och mål. Kandidaten behöver även få en tydlig bild av hur det är att arbeta hos er.

Här har vi samlat 11 steg som hjälper dig att lyckas med din rekryteringsprocess:

Söker du talanger inom IT och Tech?
INSCALE hjälper dig att hitta och rekrytera de bästa IT-talangerna!

Innan du börjar leta kandidater är det klokt att ta reda på vilka behov och kompetensluckor som finns internt. Fundera på företagets nuvarande situation, vilka mål som finns för framtiden och vad som behövs för att nå dit. På så sätt är det enklare att kartlägga arbetsuppgifter och ansvarsområden samt vilka kompetenser och egenskaper kandidaten bör ha för att lyckas i rollen.

När det finns en tydlig bild av kompetensbehov kan du börja sätta ihop en kravprofil. En kravprofil innehåller en överblick av relevanta kompetenser, egenskaper och erfarenheter, såsom:

• Tidigare jobberfarenhet
• Tekniska färdigheter
• Personliga egenskaper
• Utbildning
• Certifieringar
• Språk

Det kan vara bra att du delar upp vad som är krav och vad som är meriterande. På så sätt går det enklare att göra ett första urval av potentiella kandidater.

En jobbannons är till för att attrahera ett brett urval av kandidater som möter kravprofilen. Kort sagt innehåller en bra jobbannons en attraktiv beskrivning av hur det är att jobba hos er samt en tydlig överblick av förväntningar på rollen.

Det kan vara bra att få med följande punkter:

• Jobbtitel
• Information om företaget och arbetskulturen
• En tydlig beskrivning av rollen, arbetsuppgifter och ansvarsområden
• En tydlig beskrivning av vilka kompetenser och egenskaper du är på jakt efter
• Övriga punkter från kravprofilen
• Fördelar och förmåner som kommer med en anställning hos företaget
• Information om läge och arbetsupplägg
• Kontaktuppgifter vid frågor eller funderingar

Det kan som tidigare nämnt vara bra att dela upp vad som är krav och vad som är meriterande. Om du exempelvis skriver att 5 års erfarenhet inom ett område är ett krav, kan du gå miste om kandidater med 3-4 års arbetslivserfarenhet som i övrigt är en perfekt matchning när det kommer till både kompetenser och personliga egenskaper. Då kan det istället vara klokt att skriva att 5 års erfarenhet inom liknande tjänster är meriterande, men inte nödvändigt.

Läs också: Vad kostar det att ta in en extern rekryterare?

När du har tagit fram en jobbannons är det dags att se till att den når rätt personer. Du är säkert redan bekant med olika onlineplattformar där du kan dela din jobbannons. Det är ett enkelt sätt att nå ut till en stor mängd potentiella kandidater som aktivt letar jobb. I många fall kan det dock vara värt att även leta kandidater med mer alternativa metoder offline. Man brukar nämligen säga att de bästa talangerna redan är anställda men inte nödvändigtvis stängda för nya möjligheter.

Onlineplattformar för jobbsökande är populära oavsett bransch och roll. Du har ofta mycket att vinna på att lägga ut annonser på flera olika plattformar. Tänk dock på att det är många som tävlar om kandidaternas uppmärksamhet. Det ställer höga krav på att din jobbannons är genomtänkt och väcker intresse. Om ditt företag har profiler på sociala medier kan det även vara en god idé att dela annonserna där.

Den ideala kandidaten kan som sagt vara passiv i sitt jobbsökande, vilket kräver att du aktivt letar för att hitta dem. En del företag har så kallade employee referral programs, som går ut på att nuvarande anställda kopplar samman potentiella kandidater från deras eget nätverk. Hör dig även för om någon i ditt eget nätverk kan tipsa om passande talanger.

Detta är ett steg som ofta tar tid och kräver en hel del resurser. Men, ditt letande kommer med högsta sannolikhet att ge avkastning många gånger om, genom att du får en engagerad, motiverad och kompetent ny kollega.

Läs mer: Allt du behöver veta om Talent Acquisition

Nästa steg i rekryteringsprocessen går ut på att göra ett första urval av kandidater som du vill lära känna bättre. Börja med att gå igenom de ansökningar som kommit in. Var noga med att bedöma alla kandidater likvärdigt, speciellt om ni är flera som går igenom ansökningarna. Det kan vara bra att sätta upp tydliga ramverk som gör det enklare att bestämma vilka ansökningar som ni vill titta närmare på.

Plocka ut de ansökningar som möter kravprofilen. När du ska kartlägga vilka kandidater som har nödvändiga kompetenser är det viktigt att även leta efter nyckelord, förkortningar och synonymer. Om du exempelvis letar efter en dataanalytiker kan relaterade nyckelord vara programmering, kodning och datavisualisering..

När du har ett första urval, är det dags att få en mer personlig bild av vilka personer som gömmer sig bakom ansökningarna. En telefon- eller videointervju är ett bra sätt att få en mer personlig uppfattning om kandidaten.

De första intervjuerna brukar vara mellan 15-30 minuter långa, beroende på hur du väljer att lägga upp rekryteringsprocessen. En del föredrar en kortare 10-15 minuters första intervju för en snabb överblick. Andra går gärna djupare på en gång för att underlätta senare i urvalsprocessen.

Under intervjuerna är det bra att undvika frågor som det enkelt går att svara “ja” eller “nej” på. Ställ istället frågor som öppnar upp för ett djupare svar från kandidaten. Du kan exempelvis be personen att berätta mer om sina tidigare erfarenheter inom programmering, istället för att fråga om personen kan programmera. Planera även in tid för att kandidaten ska kunna ställa eventuella frågor om rekryteringsprocessen, tjänsten och företaget.

Ett tips är att ta mycket anteckningar! Det kommer att vara till stor hjälp senare i rekryteringsprocessen.

En andra djupare intervju är en viktig del av rekryteringsprocessen och spelar ofta en avgörande roll för att förstå vilken kandidat som är bäst lämpad för rollen. I detta steg går man djupare in på både tekniska färdigheter, personliga egenskaper, mål och ambitioner. Det är även viktigt att kandidaten får en god förståelse för rollen och företaget.

Ställ gärna frågor som rör både situationer och kompetenser. Situationsbaserade frågor ger dig en bra förståelse för hur kandidaten hanterar olika situationer. Det kan vara frågor som tydliggör hur kandidaten hanterade en viss situation på en tidigare arbetsplats, eller hur kandidaten skulle närma sig en situation eller ett problem som de kanske inte har stött på tidigare. Kompetensbaserade frågor hjälper dig att förstå kandidatens färdigheter, kunskaper och expertis. Det kan exempelvis vara frågor om vilka verktyg personen föredrar att använda i olika sammanhang, samt varför.

Många rekryterare föredrar att komplettera intervjuerna med tester och arbetsprover. Det är ett bra sätt att försäkra dig om en fördomsfri och rättvis bedömning av kandidaten.

Det finns många olika typer av tester. En del hjälper dig att bedöma nivån på kandidatens tekniska färdigheter och förmågor. Du kan även använda tester som ger dig en bättre bild av personliga egenskaper och beteenden. Oavsett vilka du väljer att använda, är det viktigt att de är vetenskapligt beprövade och relevanta för rollen du ska tillsätta.

Arbetsprover är ett bra sätt att få en bild av hur kandidaten löser en situation relaterad till tjänsten. Det kan exempelvis vara en kodningsuppgift där kandidaten ska skapa en fungerande kodbas baserat på specifika krav, eller en analys av ett givet dataset där kandidaten uppmanas att använda relevanta metoder och verktyg, såsom SQL eller Python.

Tänk på att alltid värdesätta kandidatens tid! Det kan vara både tidskrävande och utmanande att gå igenom en omfattande rekryteringsprocess med intervjuer, tester och arbetsprover. Planera därför rekryteringsprocessen så att du på ett så effektivt sätt som möjligt kan avgöra vilka som lämpar sig bäst för rollen.

Vid detta laget har du förhoppningsvis allt du behöver för att ta ett beslut om vem du vill erbjuda tjänsten. Då är det egentligen bara bakgrundskontroll och referenstagning kvar innan ni skriver på kontraktet.

Bakgrundskontroll och referenstagning hjälper dig att säkerställa att de uppgifter kandidaten har lämnat stämmer. Genom att granska en kandidats bakgrund och samla in feedback från tidigare arbetsgivare och kollegor lär du känna kandidaten ur ytterligare ett perspektiv.

När alla avtal är påskrivna och ni har kommit överens om ett startdatum, är det viktigt att se till att ha en strukturerad plan för onboarding. Det är en viktig del av rekryteringsprocessen eftersom det hjälper till att smidigt integrera och välkomna er nya kollega. Studier visar även att en bra onboarding kan bidra till att er nya kollega snabbt blir produktiv och stannar länge på företaget.

Ett snyggt avslut är viktigt för både ditt företag och de kandidater som varit en del av rekryteringsprocessen. I många fall stöter man nämligen på profiler som kan vara intressanta för framtida rekryteringar, vilket gör att det är viktigt att upprätthålla en positiv relation och bygga långsiktiga nätverk.

Ett bra sätt att avsluta rekryteringsprocessen kan vara genom att erbjuda feedback och en förklaring till varför de inte blev valda för just denna tjänst. Det är även viktigt att visa uppskattning för att kandidaterna har tagit sig tid att genomgå hela eller delar av rekryteringsprocessen.

Att avsluta en rekryteringsprocess inkluderar även att säkerställa att all relevant dokumentation och data hanteras på ett säkert sätt i enlighet med gällande dataskyddslagar. Om du har kandidater som fortfarande känns relevanta för eventuella framtida behov, är det viktigt att du ber om deras godkännande för att få spara CV och kontaktuppgifter.

INSCALE är ingen vanlig rekryteringspartner. Vi är specialister som hjälper små till medelstora företag i Norden och England att hitta, rekrytera och headhunta de bästa IT-talangerna. Vår rekryteringsprocess är optimerad för att minimera vanliga fel och risker som är förknippade med nyanställningar. Vi har exempelvis tagit fram en unik abonnemangsmodell som bygger på TaaS (Talent-as-a-Service), vilket gör rekryteringsprocessen både tryggare och mer finansiellt hållbar.

Det första vi gör är att ta fram en rekryteringsprocessen som passar just din organisation. Nästa steg är att hitta kandidater som uppfyller dina krav på både tekniska färdigheter och personliga egenskaper. Vi ser även till att våra kandidatförslag delar företagets vision, mål och värderingar.

Läs gärna mer om INSCALE’S unika TaaS-upplägg eller boka ett oförpliktigande möte så berättar vi mer!