Vad kostar en rekrytering inom IT och Tech?

Vad kostar egentligen en rekrytering? Det korta svaret är att en rekrytering kan ha en prislapp på allt från ett par tiotusen kronor upp till miljonen.

Priset varierar nämligen beroende på en mängd olika faktorer — felrekryteringar, lönenivåer och utdragna processer, för att nämna några. Generellt sett spelar dock valet av rekryteringsprocess en avgörande roll för vad du betalar i långa loppet. För att rekrytera så kostnadseffektivt som möjligt, är det därför viktigt att hitta ett upplägg som passar just ditt företag. Här kan du läsa mer om hur olika processer och faktorer påverkar vad det kostar att anställa personal inom sektorn IT och Tech.

Som tidigare nämnt kan prislappen på en rekrytering vara allt från ett par tiotusen kronor upp till miljonen. Detta inkluderar alla kostnader relaterade till rekryteringen — både indirekta och direkta, interna och externa.

Vad du faktiskt betalar för hela rekryteringen beror på en rad olika faktorer. Bransch, rekryteringsprocess, kompetensbehov, lönenivå och annonseringskostnader är exempelvis sådant som du behöver ha i åtanke när du ska räkna på vad det kostar att rekrytera ny personal.

Upplägget för själva rekryteringsprocessen är ofta det som enskilt har störst påverkan på vad en rekrytering kostar. Det finns olika typer av rekryteringsprocesser som kommer med olika kostnader, risker och fördelar.

Tidigare har det varit vanligt att företag anlitar antingen en traditionell rekryteringsfirma eller sköter processen inhouse. På senare tid har även nya modeller kommit upp på marknaden, som exempelvis TaaS (Talent as a Service). Vad som passar just ditt företag bäst beror främst på budget, resurser, nätverk och hur snabbt du behöver anställa.

Traditionell rekryteringsfirma — betala hela rekryteringskostnaden på förhand

Företag som anlitar en traditionell rekryteringsfirma brukar önska hjälp med hela processen, från behovsanalys till det att kontraktet är påskrivet.

Vanligtvis får företaget som vill anlita en traditionell rekryteringsfirma ett fast pris som de betalar i början av processen. Priset baseras i de flesta fall på en viss procent (generellt 18-24%) av årslönen för tjänsten som ska tillsättas. Om du exempelvis planerar att erbjuda kandidaten en månadslön på 55 000 kr betalar du rekryteringsföretaget mellan 118.000-158.000 kr på förhand.

Du får sällan tillbaka pengarna vid en eventuell felrekrytering, utan behöver istället betala hela summan på nytt.

Fördelar

• En erfaren rekryterare sköter hela jobbet åt dig
• Ett rekryteringsföretag har ofta en kandidatpool och ett brett nätverk
• Processen är smidig och kräver minsta möjliga av din egen tid

Nackdelar

• Du betalar allting redan innan processen är igång
• Många rekryteringsföretag har ett generellt fokus och mindre insikt i arbetskultur och företagsvärderingar
• Vid eventuell felrekrytering eller om personen slutar inom ett par månader får du börja om och betala hela kostnaden på nytt

En del företag väljer att sköta rekryteringen inhouse. Det betyder kort sagt att företaget sköter hela processen utan att anlita en extern part.

Kostnaderna för att anställa personal inhouse är inte alltid lika konkreta, eftersom de är löpande internt. De flesta sätter upp tydliga tidsramar för hur mycket tid de ska lägga på varje kandidat och steg i processen. På så sätt kan de estimera vad den totala kostnaden blir, genom att exempelvis räkna ut resursbehov och lönekostnader för de som är involverade i processen.

För att räkna ut kostnaden kan du exempelvis först multiplicera din timlön med det totala antalet timmar du lagt på alla steg. Detsamma gäller för övriga inblandade kollegor. Tänk även på att räkna med kostnaderna för eventuella verktyg, tester och resor.

Fördelar

• Du har full kontroll på hela processen
• Du lär känna kandidaten bättre
• Du betalar inga externa kostnader eller avgifter

Nackdelar

• Det kan vara svårt att sätta upp en effektiv process
• Du behöver själv köpa in mjukvaruprogram, tester och andra verktyg
• Det kan vara svårt att få en tydlig överblick av cost-per-hire
• Det kan bli en långdragen process som tar fokus från dina andra uppgifter

TaaS står för Talent as a Service och är ett relativt nytt koncept, i alla fall i Sverige. Olika TaaS-modeller kan skilja sig till viss del, men på det stora hela bygger det på att ett företag anlitar rekryteringsexperter som hjälper dem med Talent Acquisition under en given abonnemangsperiod.

Skillnaden på TaaS-modellen och en mer traditionell rekryteringsmodell är främst att rekryteringskostnaden delas upp under abonnemangsperioden, istället för att betala hela summan på förhand. Låt oss säga att abonnemanget löper över 3 år och du betalar ett fast belopp vid olika tillfällen. Det kan exempelvis vara 11.000 kr vid uppstarten av samarbetet, 11.000 kr vid signering av kontraktet, 11.000 kr när kandidaten börjar och sedan 11.000 kr varje kvartal tills det att abonnemanget löper ut. Då har du sammanlagt betalat ca 130.000 kr över loppet av 3 år.

Om du väljer att avsluta kandidatens anställning eller om denne självmant lämnar, hjälper i de flesta fall rekryteringsexperterna dig att hitta en likvärdig kandidat under tiden som abonnemanget är aktivt. Det betyder alltså att kostnaderna associerade med en felrekrytering kan minska, eftersom att du slipper betala hela rekryteringskostnaden på nytt.

Fördelar

• Du betalar kontinuerligt istället för på förhand
• Kostnaderna vid en eventuell felrekrytering blir ofta avsevärt lägre
• En erfaren rekryterare sköter hela jobbet åt dig
• Ett rekryteringsföretag har ofta en kandidatpool och ett brett nätverk
• Processen är smidig och kräver minsta möjliga av din egen tid

Nackdelar

• Många rekryteringsföretag har ett generellt fokus och mindre insikt i arbetskultur och företagsvärderingar

En del företag anlitar en rekryteringsfirma som sköter delar av processen, för att sedan sköta resten inhouse. Det kan exempelvis vara ett upplägg där ett företag låter en extern part hitta och göra ett första urval av kandidater som matchar kravprofilen, för att sedan avsätta interna resurser som tar över efter att ett första urval är gjort.

På så sätt delas kostnaderna upp externt och internt, vilket kan vara ett kostnadseffektivt sätt för företag att få hjälp med enskilda delar av processen.

Fördelar

• En erfaren rekrytera hjälper dig med utmanade delmoment
• Du sköter en del av processen själv vilket gör att du ofta lär känna kandidaten bättre
• Kostnaderna delas upp både externt och internt

Nackdelar

• Du behöver betala en del av kostnaderna på förhand
• Vid eventuell felrekrytering eller om personen slutar inom ett par månader får du börja om och betala externa kostnader på nytt
• Det kan vara svårt att sätta upp en effektiv process
• Du behöver eventuellt stå för vissa mjukvaruprogram, tester och andra verktyg själv
• Kan vara svårt att få en tydlig överblick av cost-per-hire

Vi har redan varit inne på att rekryteringskostnaderna beror på fler olika aspekter. Så, utöver rekryteringsprocessen, vad är det som påverkar den slutgiltiga kostnaden? Här listar vi några aspekter som kan påverka vad det kostar att rekrytera.

Branschen kan påverka vad det kostar att rekrytera

Branschen kan spela en stor roll när det kommer till den totala kostnaden. Om vi tar IT och Tech som exempel, så är konkurrensen och bristen på kandidater stor. Det innebär att rekrytering inom IT och Tech ofta är både tidskrävande, utmanande och jämförelsevis dyr.

Företagets kompetensbehov kan avgöra hur smidig processen blir

Det har längre rapporterats om att det är svårt att hitta kandidater med rätt kompetens inom IT och Tech. Många företag befinner sig idag i en situation där deras digitala utveckling sker snabbt och dessutom är föränderlig, vilket ställer höga krav på att hitta kandidater med rätt kompetenser och egenskaper.

I en undersökning gjord under 2022 svarade rekryterare och HR-specialister världen över att den mest utmanade rollen inom att rekrytera under 2023 troligtvis kommer bli full-stack, följt av back-end och DevOps. Därför kan företag som planerar att rekrytera dessa roller uppleva en mer komplex och utdragen process, då det är hög konkurrens på en global nivå. Detta i sin tur kan påverka kostnaderna för att hitta och attrahera talanger som matchar kravprofilen.

Lönenivå

Lönenivån för den roll du ska rekrytera spelar givetvis en stor roll. Inte minst om du anlitar ett traditionellt rekryteringsföretag, eftersom de ofta baserar sitt arvode på lönen du erbjuder kandidaten.

Du behöver även kunna erbjuda en konkurrenskraftig lön för att attrahera och behålla de vassaste talangerna. Lönenivåerna för anställda inom IT och Tech är exempelvis relativt hög jämfört med andra branscher, vilket gör att du måste tävla mot andra företag för att få ombord de bästa kandidaterna.

Tillkommande kostnader — förutsedda och oförutsedda

Det är viktigt att ha i åtanke att det alltid kan tillkomma kostnader, både förutsedda och oförutsedda. Förutsedda kostnader kan exempelvis vara ett rekryteringsverktyg som underlättar processen samt marknadsförings- och annonseringskostnader. Oförutsedda kostnader kan exempelvis vara kostnader som är en effekt av en felrekrytering eller en förlängd process på grund av utmaningar i att hitta rätt kandidat.

Uppläring och onboarding

Det är viktigt att sätta upp en realistisk och bra plan för upplärning och onboarding. Från det att du hittar rätt talang och signerar anställningsavtalet behöver du avsätta tid, resurser och ibland en budget för att integrera den nyanställda.

Reducerad produktivitet för interna resurser

Oavsett upplägg kräver en nyanställning alltid mer eller mindre tid och uppmärksamhet från interna resurser. De som är inblandade i processen kan exempelvis behöva prioritera bort vissa dagliga sysslor under rekryteringsperioden.

Reducerad produktivitet påverkar förvisso indirekt, men en lång och utdragen anställningsprocess kan i långa loppet bli en stor kostnad. Detta gäller speciellt när interna nyckelpersoner behöver avsätta tid för att rekrytera.

Det finns ett sätt att räkna ut kostnaden för rekrytering, enligt så kallade Cost-per-hire, eller CPH. För att räkna ut CPH adderar du alla interna kostnader med externa kostnader. Sedan delar du summan du får fram med det totala antalet anställningar du gjorde under en given tidsperiod.

Tänk på att räkna in alla kostnader, både de som är indirekta och direkta. På så sätt får du fram vad det faktiskt kostar att anställa ny personal.

För att räkna ut vad en rekrytering kostar på det stora hela, behöver du även ta hänsyn till kostnader som kommer till följd av eventuella utmaningar och misstag, som exempelvis en felrekrytering.

En felrekrytering innebär i korta drag att den anställde inte passar för tjänsten. Det kan antingen vara en missmatchning i förhållande till tekniska färdigheter eller företagets värderingar. Följderna kan bland annat bli ökade kostnader i samband med underprestation, ökade konflikter på arbetsplatsen eller hög personalomsättning.

Beroende på rekryteringsprocessen kan den totala kostnaden bli uppåt en halv miljon eller mer. Detta beror på att du ofta får betala delar av eller hela rekryteringskostnaden flera gånger om.

Det finns dock sätt att minska risken att få betala dyrt för en felrekrytering. En väl planerad och genomförd rekryteringsprocess kan exempelvis minska risken att kandidaten du anställer är en dålig match.

INSCALE har utvecklat en TaaS-modell som smidigt och tryggt låter dig anställa ny personal. Vi är specialiserade på att hjälpa Scale-ups och SMB’s att hitta IT och Tech talanger som möter både tekniska färdigheter och personliga egenskaper.

Vårt abonnemang bygger på ett samarbete som sträcker sig över 3 år. Om du eller kandidaten skulle välja att avsluta anställningen inom denna tid ser vi till att hitta en likvärdig kandidat — utan extra kostnad. Vi ser helt enkelt till att du har dina behov av IT-talanger täckta under hela abonnemangsperioden.